Por qué no tienes tiempo cuando diriges un equipo de trabajo

Hay personas que empiezan el día con una lista clara de tareas. Saben qué tienen que hacer e incluso lo han ordenado por prioridad. Al final de la jornada han resuelto muchas cosas, aunque les cuesta identificar en qué han avanzado de verdad.

La primera explicación suele ser que necesitan organizarse mejor. A veces la causa está en otro lugar.

Si te preguntas por qué no tienes tiempo cuando diriges un equipo de trabajo, merece la pena observar qué entra en tu agenda y qué hace que determinados asuntos terminen siempre en tu mesa.

En este artículo sobre gestión de equipos de trabajo en 8 pasos desarrollo el panorama completo. Aquí me centro en una de las señales más habituales: la falta de tiempo.

El día se va abriendo poco a poco.

Aparecen llamadas, mensajes, correos y alguien que pide algo «rápido». Por separado, cada interrupción parece asumible. Juntas alteran el ritmo de la jornada. La atención cambia de asunto una y otra vez, el trabajo pierde continuidad y empiezan a acumularse frentes abiertos.

Cuando el día se abre más de lo que se cierra

Lo que parecía una jornada estructurada acaba lleno de líneas abiertas.

Al observar con cierta distancia cómo ha transcurrido el día, la imagen suele ser reconocible: tareas empezadas, tareas a medias y asuntos que vuelven varias veces.

Todo parece importante y urgente. Cuando las tareas compiten entre sí, pierden jerarquía.

El problema aparece cuando lo importante, lo accesorio, lo estratégico y lo inmediato reciben la misma atención. El criterio sigue estando ahí, aunque la velocidad del día dificulta aplicarlo.

Cuando todo compite, la atención se dispersa

Además de lo que se hace, pesa todo lo que queda abierto: lo pendiente, lo que todavía necesita una respuesta y aquello que puede reaparecer en cualquier momento.

Puede haber huecos libres en la agenda y, aun así, mantener la cabeza ocupada con asuntos que todavía no están cerrados.

Ante esa sensación, muchas personas planifican con más detalle, prueban nuevas herramientas o estructuran mejor el día. Estas medidas ayudan hasta cierto punto. Si la saturación se repite, merece la pena mirar cómo se distribuyen las decisiones y las responsabilidades dentro del equipo.

Por qué no tienes tiempo cuando diriges un equipo de trabajo

Cuando el trabajo se interrumpe constantemente, las decisiones quedan a medias y determinados asuntos regresan una y otra vez a la misma persona, la explicación suele estar en el funcionamiento del conjunto.

En algunos equipos, el trabajo avanza dentro de unos límites conocidos. En otros, cada paso requiere una consulta, una validación o una nueva indicación. Esa diferencia se percibe enseguida en la agenda de quien dirige.

Cuando todo pasa por una persona

Si todo pasa por una persona, su tiempo queda fragmentado. Aunque no ejecute más tareas, participa en demasiadas decisiones, revisiones y cierres.

Acaba convirtiéndose en el punto de paso de asuntos que podrían resolverse en otros niveles. Esa carga resulta difícil de ver porque aparece repartida entre consultas breves, mensajes, correcciones y pequeñas intervenciones.

A veces esta situación se interpreta como responsabilidad, control o implicación. Sus efectos se notan en las interrupciones constantes, la dificultad para mantener la concentración y la sensación de ir siempre detrás de lo que ocurre.

Cuando la forma de dirigir genera sobrecarga

Si no se delimitan espacios de actuación, cualquier asunto puede entrar en la agenda del responsable. Las prioridades pierden sitio y la jornada queda condicionada por lo que va apareciendo.

La queja suele expresarse como falta de tiempo o de concentración. Al mirar más de cerca, aparecen decisiones aplazadas, responsabilidades poco claras y un reparto del trabajo que obliga a intervenir continuamente.

El tiempo se consume en tareas, decisiones que llegan tarde, conversaciones pendientes y asuntos que nadie sabe con certeza quién debe asumir.

Recuperarlo exige revisar cómo funciona el equipo: quién decide, qué puede resolver cada persona y en qué situaciones hace falta consultar.

Cuando esos acuerdos cambian, el efecto se nota. Los imprevistos continúan, aunque afectan menos al conjunto de la jornada. El trabajo gana continuidad y aparece espacio para pensar, anticipar y atender las cuestiones que requieren una visión más amplia.

Una agenda saturada puede revelar cómo se están distribuyendo las responsabilidades y hasta qué punto el equipo depende de quien dirige.

Algunas personas siguen intentando encajar más cosas en el día. Otras deciden revisar qué asuntos han ido haciendo suyos y cuáles podrían estar ya en manos del equipo.

Esa revisión permite devolver responsabilidades, aclarar límites y reservar la atención directiva para las decisiones que realmente la necesitan.

En el Método NSR trabajo precisamente esta revisión: qué asuntos deben seguir en tu mesa, cuáles puede asumir el equipo y qué acuerdos hacen falta para que el trabajo avance sin depender continuamente de ti.

Si quieres identificar qué aspectos de tu forma de dirigir están consumiendo más tiempo del necesario, puedes empezar por el test de habilidades directivas.

Si quieres trabajar sobre las dinámicas que están generando esa sobrecarga, puedes conocer el programa de mentoría AD INFINITUM.

PREGUNTAS QUE SUELEN APARECER CUANDO NO TIENES TIEMPO

¿Por qué no tengo tiempo, aunque me organice bien?

Una parte importante de la jornada puede estar ocupada por decisiones, validaciones y responsabilidades que siguen concentradas en ti. Mejorar la organización ayuda, aunque su efecto será limitado mientras esa distribución se mantenga.

¿Qué relación hay entre la gestión de equipos y la falta de tiempo?

Cuando un equipo depende en exceso de una persona, esa persona acaba absorbiendo decisiones, validaciones y seguimiento continuo. Su jornada queda fragmentada y pierde capacidad para atender las cuestiones que requieren mayor concentración.

¿Cómo saber si estoy asumiendo más de lo que me corresponde?

Si gran parte de lo que ocurre necesita pasar por ti antes de avanzar, probablemente estás asumiendo decisiones o responsabilidades que podrían resolverse en otros niveles del equipo.

Sobre la autora

Nuria Sánchez Romanos es mentora de directivos y dueños de negocio especializada en liderazgo, habilidades directivas e inteligencia emocional aplicada a la gestión de equipos. Desde 1996 acompaña a líderes que quieren reducir la sobrecarga operativa y conseguir que sus equipos asuman responsabilidad.